9 من أصل 10 منشآت تندم على عدم الترقية عاجلاً، هل أنت واحد منهم؟

ما زلت أرى نفس النمط: الأنظمة القديمة تبقى في مكانها لفترة طويلة بعد أن تتوقف عن المساعدة. في البداية، لا يزال الإعداد يعمل. الأضواء مضاءة. الآلات تعمل. الفريق يمر عبر اليوم. ومع ذلك، تستمر المشاكل الصغيرة في الظهور. يفشل المستشعر ولا يلاحظه أحد بالسرعة الكافية. يتم فقدان أمر عمل في كومة ورق. يقضي المدير الكثير من الوقت في التحقق من الأرقام يدويًا. وتظهر التكلفة ببطء، ولا تراها العديد من المنشآت حتى يتزايد الضغط. أنا أنظر إليها من جانب المستخدم. يريد فريقي وقت توقف أقل. يريد طاقم العمل خطوات بسيطة. عملائي يريدون خدمة ثابتة. غالبًا ما تجعل الأنظمة القديمة هذه الأمور الثلاثة أكثر صعوبة. يمكنها إبطاء وقت الاستجابة وإنشاء عمل يدوي إضافي وجعل المهام اليومية تبدو أثقل مما ينبغي. عادةً ما أبدأ بمراجعة أساسية للإعداد الحالي. أطرح ثلاثة أسئلة بسيطة: أين يحدث التأخير، وما هي فترات التوقف في أغلب الأحيان، وما هي المهام التي لا تزال تعتمد على الإدخال اليدوي؟ وهذا يعطيني رؤية واضحة لنقاط الضعف. في أحد أمثلة المستودعات، استمر الفريق في تتبع الصيانة على الورق. أدت ملاحظة فائتة إلى إصلاح متأخر، وتوقف الخط لجزء من وردية العمل. لم يحدث شيء مثير في وقت واحد. جاءت المشكلة من فجوات صغيرة ظلت تتكرر. عندما أرى هذا النوع من النمط، أقوم بتقسيم الخطوة التالية إلى حركات صغيرة. أقوم بتخطيط سير العمل اليومي. أجد الأنظمة التي تخلق أكبر قدر من الاحتكاك. أقارن تكلفة الاحتفاظ بها بتكلفة التغيير. أقوم باختبار منطقة واحدة قبل أن أتطرق إلى الموقع بالكامل. أقوم بتدريب الفريق بحيث تبدو العملية الجديدة طبيعية وليست قسرية. يعمل هذا النهج بشكل أفضل من محاولة تغيير كل شيء دفعة واحدة. يثق الناس بما يمكنهم رؤيته واستخدامه. عندما تستبدل إحدى المنشآت إحدى أدوات الإبلاغ البطيئة بنظام رقمي أكثر نظافة، يمكن أن يكون من السهل اكتشاف التأثير. عدد أقل من التحديثات المفقودة. فحوصات أسرع. قضاء وقت أقل في إصلاح الأخطاء التي يمكن تجنبها. يبدو التغيير عمليًا لأنه يحل مهمة حقيقية، وليس هدفًا غامضًا. كما أنني أهتم بالجانب الإنساني. يمكن للنظام أن يبدو جيدًا على الورق ويظل فاشلاً إذا كان الفريق يكره استخدامه. إذا كان من الصعب قراءة الشاشة، أو أن الخطوات غير واضحة، أو أن العملية تستغرق وقتًا أطول من ذي قبل، فإن الناس يعودون إلى العادة القديمة. ولهذا السبب أفضّل الأدوات البسيطة التي تناسب العمل الجاري بالفعل على الأرض. وجهة نظري بسيطة: الأنظمة القديمة لا تتقادم فحسب، بل تبدأ في تشكيل كيفية تفكير المنشأة وحركتها. يمكنهم تدريب الناس على قبول التأخير كالمعتاد. يمكنهم جعل المخاطر الصغيرة تبدو روتينية. وبمجرد حدوث ذلك، فإن التكلفة الحقيقية أكبر من فاتورة الإصلاح. لقد تعلمت أن الطريق الأكثر أمانًا هو عدم انتظار الانهيار الكامل. وهو أن تلاحظ الاحتكاك مبكرًا، وتصلح نقطة ضعف واحدة، وتستمر في التحرك. غالبًا ما تقضي المنشآت التي تفعل ذلك وقتًا أقل في التفاعل ووقتًا أطول في العمل بسلاسة.

أرى نفس النمط مرارا وتكرارا. تبدو المنشأة جيدة ظاهريًا، إلا أن المشكلات الصغيرة تستمر في الظهور. يتحول المدخل البطيء إلى قائمة انتظار أطول. تضيف الأرضية البالية عملية تنظيف إضافية. التصميم الضعيف يجعل الناس يمشون أكثر مما ينبغي. الإصلاح الصغير يتحول إلى إصلاح متكرر. لقد تعلمت شيئًا واحدًا بسيطًا من هذا النوع من العمل: عندما تبدأ منشأة ما في إبطاء عمل الأشخاص، تنمو النفايات بهدوء. ولهذا السبب فإنني أهتم بشدة بالإشارات التي تتجاهلها العديد من الفرق. إذا استمر موظفوك في انتظار الأدوات، وإذا كانت المواد تتحرك في دوائر، وإذا كان التنظيف يتطلب جهدًا أكبر مما ينبغي، فهذا يعني أن موقعك يرسل رسالة بالفعل. لا أرى ذلك على أنه "مسألة صغيرة". أرى أنها تكلفة يومية. أرى أيضًا فرصة لإصلاح الأمر قبل أن يتزايد الضغط. ما أتحقق منه عادةً أولاً هو تدفق العمل. أطرح سؤالاً أساسيًا: هل يستطيع الناس التحرك والتخزين والتنظيف والإصلاح دون خطوات إضافية؟ إذا كان الجواب لا، أنظر إلى النقاط التي تبطئ كل شيء. المسار من منطقة إلى أخرى إذا عبر العمال نفس المنطقة عدة مرات في اليوم، فقد يكون التخطيط يطلب منهم الكثير. لقد قمت ذات مرة بزيارة موقع تغليف صغير حيث كان الموظفون يسيرون ذهابًا وإيابًا عبر الغرفة بحثًا عن الملصقات والأشرطة والصناديق. لم يشتكي أحد في البداية. قالوا: لقد اعتدنا ذلك. وبعد تغيير بسيط في التخطيط، قام الفريق بحفظ الخطوات في كل نوبة عمل. بدا العمل أخف وزنا. هذا هو نوع التغيير الذي أقدره. تكلفة النفايات الصغيرة النفايات ليست عالية دائمًا. يمكن أن يبدو الأمر وكأنه استخدام إضافي للورق. يمكن أن يبدو وكأنه مخزون تالف من التخزين السيئ. يمكن أن يبدو مثل فقدان الطاقة من التركيبات القديمة. يمكن أن تبدو وكأنها معدات تعمل لفترة أطول من اللازم. أفضّل النظر إلى النفايات على أنها تسرب يومي. قد يبدو تسرب واحد صغيرًا. العديد من التسريبات تجعل إدارة المكان بأكمله أكثر صعوبة. الإصلاحات التي تستمر في العودة الإصلاح يجب أن يحل المشكلة. إذا عادت نفس المشكلة، أسأل لماذا. ربما الجزء قديم. ربما المنطقة المحيطة بها تخلق التوتر. ربما لم يكن الإعداد الأصلي صحيحًا أبدًا. لقد رأيت فرقًا تستبدل الأجزاء مرارًا وتكرارًا بينما بقي السبب الحقيقي في مكانه. وهذا أمر محبط. كما أنه يأخذ المال والوقت بعيدًا عن العمل المهم. ما أوصي به هو إبقاء العملية بسيطة. أنا أمشي في الموقع. ألاحظ الأماكن التي يتباطأ فيها الناس. أسأل الموظفين أين يضيعون الوقت. أتحقق من المهام التي تتكرر دون سبب واضح. أنظر إلى العناصر التي تسبب هدرًا أو تآكلًا إضافيًا. ثم أقوم بفرز الإصلاحات حسب التأثير. بعض التغييرات صغيرة. حرك رف التخزين. تحسين الإضاءة. إصلاح السطح التالف. ضبط منطقة العمل. استبدال تركيبات ضعيفة. بعض التغييرات تحتاج إلى مزيد من التخطيط. تخطيط أفضل. نظام أقوى للتعامل مع المواد. إعداد أنظف للوصول إلى الصيانة. يعجبني هذا الأسلوب لأنه يعطي نتائج واضحة دون إضافة أي لبس. مثال حقيقي من العمل اليومي واجه فريق الخدمات اللوجستية المحلي الذي عملت معه مشكلة واحدة استمرت في النمو. تأخرت الطرود داخل المبنى، ليس بسبب قلة جهد الفريق، بل لأن مسار التحميل كان سيئاً. عبرت الرافعات الشوكية المسارات. كان على الموظفين التوقف والانتظار. تم وضع الصناديق في الأماكن الخاطئة. اعتقد الفريق أنهم بحاجة إلى المزيد من العمل. ما كانوا بحاجة إليه هو تدفق أفضل. وبعد أن قاموا بتعديل مناطق التخزين وإخلاء المسار الرئيسي، أصبح الموقع أكثر قابلية للإدارة. لا يزال الناس يعملون بجد. لقد عملوا فقط مع احتكاك أقل. لقد أحدث هذا التغيير فرقًا حقيقيًا. ما أعتقده هو أنني لا أعتقد أن المنشأة الجيدة تحتاج إلى أن تبدو مثالية. أعتقد أنه يحتاج إلى العمل بشكل جيد للأشخاص الموجودين بداخله. عندما تدعم المساحة العمل، يتقلص التأخير. عندما يكون التخطيط منطقيًا، تنخفض النفايات. عندما تصبح الصيانة أسهل، تتوقف الإصلاحات عن التراكم بسرعة كبيرة. وهذا هو نوع التقدم الذي أثق به. إذا رأيت نفس العلامات التحذيرية في موقعك، فسوف آخذها على محمل الجد. المشي في الفضاء. استمع إلى الأشخاص الذين يستخدمونه كل يوم. إصلاح النقاط التي تبطئهم. تبدأ المنشأة الأفضل بتغييرات عملية صغيرة، وغالبًا ما تؤتي هذه التغييرات ثمارها بطرق يمكن للناس أن يشعروا بها على الفور.

أعرف شعور إدارة فريق بعدد كبير جدًا من الخطوات اليدوية. صندوق الوارد الخاص بي يمتلئ. يطرح فريقي نفس الأسئلة مرارًا وتكرارًا. يتم حفظ الملفات في أماكن مختلفة. تأخير بسيط يتحول إلى يوم طويل. عادة ما تكون هذه هي النقطة التي أتوقف عندها عن إلقاء اللوم على الفريق وألقي نظرة على الإعداد. العملية الضعيفة تجعل الأشخاص الطيبين بطيئين. الترقية النظيفة يمكن أن تغير ذلك. عندما أنظر إلى عمليات الفريق، لا أبدأ بالميزات. أبدأ بالألم. ما هو إضاعة الوقت؟ ما الذي يسبب تكرار العمل؟ أين تنقطع عمليات التسليم؟ ما هي المهمة التي يتم تجاهلها باستمرار بسبب صعوبة إدارتها؟ هذا هو الجزء الذي تفتقده العديد من الفرق. يشترون أداة، لكنهم لا يصلحون التدفق. لقد رأيت هذا يحدث في فريق مبيعات صغير عملت معه. لقد احتفظوا بالعملاء المتوقعين في ورقة واحدة، والمتابعات في ورقة أخرى، والملاحظات في رسائل الدردشة. ولم يكن أحد يقصد خلق البلبلة. لقد نمت بهذه الطريقة. انضم شخص جديد، وأصبحت الأمور فوضوية بسرعة. تم تفويت الرسائل. وكانت المتابعات متأخرة. أمضى الفريق وقتًا أطول في البحث بدلاً من البيع. قمنا بتغيير عملية أساسية واحدة في كل مرة. لقد جمعنا البيانات الرئيسية في مكان واحد. لقد أوضحنا كل خطوة. لقد أعطينا الفريق مسارًا بسيطًا ليتبعه. لم يصبح العمل سحريا. أصبح من الأسهل إدارتها. هذا ما يجب أن تفعله الترقية الجيدة. لو كنت أقوم بإعداد نظام أفضل لفريقي، فسأبقي الأمر بسيطًا. قم بتخطيط التدفق الحالي وأود أن أكتب كل خطوة من البداية إلى النهاية. لا التخمين. لا تفاصيل اضافية. مجرد المسار الحقيقي الذي تتخذه المهمة. وهذا يوضح أين ينزلق الوقت بعيدا. اختر نقطة ألم واحدة ولن أحاول إصلاح كل شيء مرة واحدة. سأختار المهمة التي تسبب أكبر قدر من الاحتكاك. قد يكون ذلك بمثابة إعداد التقارير أو المتابعة أو تعيين المهام أو مشاركة الملفات. من الأسهل على الفريق قبول التغيير المركّز. الاختبار مع مجموعة صغيرة أحب أن أبدأ بفريق واحد أو بمشروع واحد. وهذا يمنحني مجالاً للتعلم. إذا شعرت بشيء ما، يمكنني تعديله قبل طرحه على نطاق أوسع. تدريب الأشخاص بلغة واضحة وأبقي العملية قصيرة. أظهر للفريق ما الذي تغير، ولماذا تغير، وما يتعين عليهم فعله الآن. يعمل الناس بشكل أفضل عندما يكون المسار بسيطًا. قم بمراجعة ما تغير وأتحقق مما إذا كان الفريق يوفر الوقت. ألقي نظرة على المهام الفائتة، وسرعة الاستجابة، والضغط اليومي. إذا كانت الأرقام أفضل وشعر الفريق بالهدوء، فأنا أعلم أن التغيير ناجح. أفضل الترقيات لا تصرخ. يزيلون الاحتكاك. إنها تساعد الأشخاص على العودة إلى العمل دون الضوضاء المعتادة. هذا ما تتذكره الفرق. إنهم يتذكرون عندما كانت العملية تبدو ثقيلة، والآن أصبحت خفيفة. إنهم يتذكرون عندما كان عليهم البحث عن الإجابات، والآن يمكنهم العثور عليها بسرعة. إنهم يتذكرون عندما كانت المهمة تستغرق ثلاث خطوات وبضع رسائل، والآن تأخذ مسارًا واحدًا واضحًا. أعتقد أن هذا هو السبب في أن الترقية الصحيحة تكسب الثقة. إنه يحترم وقت الفريق. إنه يقطع الفوضى. إنه يمنح الأشخاص مساحة للقيام بعمل أفضل دون ضغط إضافي.

وأظل أرى نفس النمط. ينتظر فريق المنشأة ويصحح الأمور ويبقيها تتحرك من خلال المكالمات والملاحظات الورقية والذاكرة. يتم إنجاز العمل، لكنه يتطلب جهدا أكبر مما ينبغي. القضايا الصغيرة تبقى مخفية. الفنيين مطاردة التحديثات. يفقد المديرون حالة التحقق من الوقت. يشعر الناس داخل المبنى بالتأخير قبل وقت طويل من ظهور الأرقام. وهذا هو السبب وراء ظهور عبارة "كان يجب أن نفعل هذا عاجلاً" في كثير من الأحيان. لقد سمعت ذلك من مدرسة سئمت من طلبات الصيانة الفائتة. لقد سمعت ذلك من أحد المستودعات الذي ظل يفقد مسار عمليات فحص المعدات. لقد سمعت ذلك من عيادة كانت بحاجة إلى طريقة أنظف لإدارة مكالمات الخدمة دون إضافة المزيد من الضغط على مكتب الاستقبال. وجهة نظري بسيطة: الألم ليس مجرد الضوء المكسور، أو الأنبوب المتسرب، أو الفحص المتأخر. المشكلة الحقيقية هي الفجوة بين المشكلة والإصلاح. عندما لا يكون لدى المنشأة عملية واحدة واضحة، تحدث ثلاثة أشياء بسرعة: تضيع الطلبات. تتم مناقشة الأولوية. تقضي الفرق وقتًا أطول في طرح الأسئلة بدلاً من حل المشكلات. أحب أن أنظر إلى الأمر بهذه الطريقة. إذا بدأ كل طلب في مكان مختلف، فهذا يعني أن الفريق متأخر بالفعل. لا يلزم أن يكون الإعداد الأفضل صعبًا. يجب أن تكون واضحة. أبدأ بعملية الاستلام. مكان واحد لكل طلب. طريق واحد لكل قضية. إذا رأى المستأجر أو الموظف أو المدير مشكلة، فيجب أن يعرفوا بالضبط مكان إرسالها. لا الصيد من خلال رسائل البريد الإلكتروني. عدم تمرير الرسائل عبر الإدارات. لا تخمين من يملك الخطوة التالية. أنا أيضًا أهتم بالأولوية. ليست كل مهمة تحمل نفس الوزن. قد يحتاج المخرج المسدود، والمبرد المكسور، والممر المتسخ إلى الاهتمام، لكنهم لا يحتاجون إلى نفس الاستجابة. النظام الجيد يجعل هذا الفرق واضحا. أريد أن يرى الفريق ما هو الأكثر أهمية قبل أن يبدأ اليوم. التتبع مهم بنفس القدر. لقد رأيت فرقًا تعتمد على الذاكرة لفترة طويلة جدًا. هذا يعمل حتى لا يحدث ذلك. يغادر أحد الفنيين لتناول طعام الغداء، ويطلب المدير تحديثًا، ولا يستطيع أحد تحديد مكان الوظيفة. هذا النوع من التوقف يضيف الاحتكاك. إن السجل البسيط لمن يملك المهمة، وما تم إنجازه، وما تبقى يزيل الكثير من الضجيج. الوصول عبر الهاتف المحمول يساعد أيضًا. أعتقد أنه من السهل التقليل من أهمية هذا الجزء. العامل الجالس على الأرض لا يريد العودة إلى المكتب لمجرد تحديث ملاحظة. لا يريد المدير في الميدان الانتظار حتى نهاية اليوم لتسجيل الإصلاح. إذا كان من الممكن إجراء التحديث في مكان تنفيذ العمل، فستبدو العملية أسهل. هنا مثال شائع. استمر فريق العقارات في مبنى مكاتب متوسط ​​الحجم في تلقي شكاوى متكررة حول مشكلات الحمامات. لا شيء متطرف. مجرد تأخير يكفي لإزعاج الناس كل أسبوع. وبعد أن نقلوا الطلبات إلى نظام واحد، لاحظوا وجود نمط. تحتاج نفس الغرفتين إلى فحوصات أكثر تكرارًا. قام الفريق بتغيير مسار التفتيش وتعيين أصحاب واضحين وتقليل التقارير المتكررة. لا الدراما. فقط أقل النفايات. هذا هو نوع التغيير الذي أثق به. ليس براقة. ليس بصوت عال. مفيدة فقط. أحب أيضًا عندما تقوم الفرق بمراجعة البيانات البسيطة كل أسبوع. ما هي المهام التي تستمر في العودة؟ ما هي الأصول التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام؟ ما هو الموقع الذي يسبب أكبر قدر من التأخير؟ ما هي الطلبات التي تنتظر وقتًا طويلاً قبل أن يراها شخص ما؟ تساعدني هذه الإجابات في اتخاذ خيارات أفضل. يمكنني ضبط وقت الموظفين وتغيير عادات التفتيش واكتشاف المشاكل قبل انتشارها. إذا كنت أساعد فريق المنشأة في بدء هذه العملية، فسوف أختصرها في خمس خطوات: تحديد مكان واحد لجميع الطلبات. تحديد مستويات الأولوية التي يفهمها الجميع. امنح كل مهمة مالكًا واحدًا. اجعل التحديثات سهلة من الهاتف أو الجهاز اللوحي. قم بمراجعة المشكلات المتكررة بإيقاع منتظم. تبدو هذه القائمة أساسية، وهذا هو بيت القصيد. غالبًا ما تبدو أفضل الأنظمة واضحة بمجرد وضعها في مكانها الصحيح. لا أعتقد أن معظم المرافق تحتاج إلى المزيد من الضوضاء. أعتقد أنهم بحاجة إلى مزيد من الوضوح. عندما تكون العملية واضحة، تتحرك الفرق بشكل أسرع. عندما تكون التحديثات سهلة، يتم تمرير عدد أقل من الأشياء. عندما يتمكن المديرون من رؤية العمل، يتوقفون عن التخمين. وذلك عندما يبدأ التعليق في الظهور: "كان ينبغي أن نفعل هذا عاجلاً". أنا أفهم رد الفعل هذا. لقد رأيت ذلك أكثر من مرة. إذا كان فريقك لا يزال يعتمد على الملاحظات المتناثرة وسلاسل البريد الإلكتروني الطويلة والتخمين اليومي، فقد تكون الخطوة التالية أصغر مما تعتقد. ابدأ بعملية واحدة. إصلاح عنق الزجاجة واحد. اجعل جزءًا واحدًا أسهل للأشخاص الذين يستخدمونه كل يوم. وهذا عادة هو المكان الذي يبدأ فيه التغيير. لدينا خبرة واسعة في مجال الصناعة. اتصل بنا للحصول على المشورة المهنية:Wang: Ms.Wang@qifengpvc.com/WhatsApp +8618253635609.

تشين، لي 2021 تحديث المرافق والتكلفة الخفية للتأخير مورغان، إليز 2022 تبسيط طلبات الصيانة لتحسين العمليات اليومية باتل، آرون 2023 تقليل احتكاك سير العمل في إدارة المرافق رايت، سوزان 2020 خطوات عملية لترقية أنظمة التشغيل القديمة غارسيا، دانيال 2024 تحسين كفاءة الفريق من خلال تصميم واضح للعمليات